Der größte Aufwand in der Veranstaltungstechnik verursacht nicht unbedingt die eigentliche Durchführung eines Events, sondern vielmehr das “Drumherum”: Planung, Ortstermine, Konzept- und Angebotserstellung, Vorbereitung, Materialdisposition, Logistik, Buchhaltung usw. bilden einen großen Teil der alltäglichen Arbeit. Um dies so effektiv wie möglich zu gestalten, ist der Computer natürlich nicht wegzudenken-und seit Mitte diesen Jahres setzen wir dafür eine eigens entwickelte Software ein, die all diese Bereiche abdeckt.
Die Relax-Software
Die “Relax” getaufte Anwendung funktioniert auf Basis einer Access-Datenbank und beinhaltet eine komplexe Terminplanung, Lagerverwaltung, Materialdisposition mit minutengenauer Bestands/Verfügbarkeitsberechnung, Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Verträgen, Lieferscheinen und Mahnungen.
Durch verschiedene Projekte navigieren wir uns mit einem grafischen Kalender, in dem der Status von Projekten (Anfrage, Bestätigt, Durchgeführt usw.) farbig markiert wird. Damit nichts in Vergessenheit gerät, können alle Daten eines Projekts hinterlegt werden, angefangen von der Terminierung und Zeiten über Personal bis hin zu Lieferanschrift usw.
Im Bereich der Materialdisposition wird das Equipment und nötiges Zubehör wie Verkabelung für die jeweilige Veranstaltung gebucht und bereits am Computer in “Cases gepackt”.
Die Materialdisposition
Ist Material nicht mehr verfügbar, wird bei der Planung bereits eine Zumietung eingegeben. Die Zumietungen können später anhand von Datum und “Verleih-Kollege” gesammelt und ausgedruckt werden.
Die Autotest-Funktion überprüft mit einigen hundert Suchroutinen mögliche Planungsfehler wie fehlendes Zubehör, vergessene Artikel usw. Mit der LogicTest-Funktion werden dem Disponenten weiterhin einige Tools an die Hand gegeben, anhand denen er in logischer Technik-Abfolge Materiallisten auf Vollständigkeit überprüfen kann. Zur einfachen Planung können auch vergangene Jobs oder Angebote übernommen werden.
Der besonders zeitaufwendige Teil der Angebotserstellung wurde durch einige Automatisierungen so vereinfacht, dass selbst komplexe Angebote mit ausführlichen Beschreibungen nun innerhalb kürzester Zeit erstellt werden können. Umso schneller können wir auf Anfragen reagieren. Auch Auftragsbestätigungen und sogar ganze Verträge können mit wenigen Mausklicks baukastenmäßig zusammengestellt werden.
Weiterhin gibt es noch einige nützliche Helferlein. So kann die Verfügbarkeit und Preis eines Artikels für ein bestimmtes Datum abgerufen, oder die letzten Einsätze eine Artikels angezeigt werden. Eine Projektanalyse hilft bei der finanziellen Projektplanung, ein LKW-Rechner zeigt Logistikkosten an, weitere Tools verwalten Mikrofonierungspläne und BGV A3-Geräteprüfungsintervalle. Auch verschiedene Statistiken lassen sich grafisch anzeigen, zum Beispiel der am häufigsten vermietete Artikel (Renner: Galgen-Mikrofonstativ) oder eine Umsatzkurve. Sämtliche Termine lassen sich außerdem nach Outlook exportieren, damit man auch fernab der Firma noch alles im Blick hat.
Nach etwa einem halben Jahr Entwicklungszeit ist Relax seit Mai/Juni 2009 bei uns im Einsatz und ist seitdem mehrfach erweitert und an unsere Bedürfnisse angepasst worden.
Bitte nicht falsch verstehen: Wir wollen die Software nicht verkaufen, denn sie ist auf unsere Firma maßgeschneidert. Vielmehr wollen wir zeigen, wie aufwendig die Planung einer gelungenen Veranstaltung ist, wenn man es richtig macht. Und wir haben den Anspruch, es richtig zu machen. Perfekte Planung, schnelle (und gute 
) Angebote, zuverlässige Bestätigungen und Fakturierung - unser eigenes Softwaresystem hilft uns dabei, für unsere Kunden immer besser zu werden.
